la simplification détecte les complications inutiles et propose les raccourcis pertinents.
C'est de l'organisation
pour faciliter l'utilisation et accompagner la qualité.
mais la complication
est universelle
Les appareils ménagers ou
de bureau, les formulaires, les
procédures administratives ou industrielles baignent parfois dans la
complication. Elle ne se cantonne
donc pas à un secteur d'activité.
Ainsi on voudrait bien
simplifier :
un distributeur de
boisson,
l'enregistrement sur
magnétoscope,
les informations au
président,
un tableau de bord,
le circuit des
médicaments en clinique,
les déclarations
d'embauche, ...
l'autorisation interne
d'investissement,
un panneau indicateur
d'autoroute,
la lisibilité de la
convention collective, etc.
comment
compliquer
Pour compliquer, c'est
aisé ! il suffit de rajouter un élément.
confirmer ce qui est déjà convenu ;
contrôler systématiquement ;
calculer, sur des assiettes floues, des opérations difficiles
;
créer un échelon supplémentaire pour aviser ou décider ;
confier à quelqu'un deux objectifs non hiérarchisés.
On pouvait aussi "changer
la règle, confier à deux personnes la même tâche, communiquer en chinois, couper
les cheveux en quatre…".
repérer les symptômes
de la complication
Un de ces symptômes et c'est déjà une alerte !
centralisation,
circulation malaisée, dispersion géographique,
grand partage des tâches, séquentialité,
homogénéité et uniformisation excessive,
durée de traitement, attente, non-planification,
recherche d'exhaustivité, trop de détails,
contrôles pointilleux,
conception, organisation et opération cloisonnées,
confusion, classement arbitraire,
absence de repérage, d'annonce, de résumé,
besoin de sécurité, tout savoir, tout faire soi-même,
documents exigés car on y a droit,
finalités opacifiées,
éloignement du concret, dissociation entre l'action et sa
représentation, abstraction,
flou, mode opératoire imprécis, jargon,
respect des strates historiques ou grande nouveauté.
au cœur de la méthode
La simplification
n'est pas qu'affaire de bon sens. En effet, quatre piliers la
soutiennent.
1/ l'évaluation est
nécessaire pour mesurer une progression et comparer les expériences ;
2/ objets et papiers sont
concernés par le même combat contre la complication ;
3/ il faut réaliser demain
une simplification de proximité à notre portée ;
4/ en avoir envie et
donner l'envie.
La méthode préconise de
repérer le symptôme de complication, d'en déduire la règle de simplification et
de l'appliquer.
Ainsi, si vous repérez le
symptôme "flou", vous appliquerez la règle qui propose de dessiner.
niveaux, 3
e
D'abord, choisirez votre
niveau d'action :
en direct, on enlève une zone, une étape ou l'un des acteurs ;
encapsulée, la même complication devient plus présentable comme le
tiroir qui cache le désordre du bureau ou les ordinateurs qui avalent des
milliers d'informations ;
externalisée, la complication est rejetée sur un autre –souvent
contre rétribution. Les bulletins de paie qui paraissent compliqués peuvent être
établis par l'expert-comptable.
principes, 3 r.
Avec seulement trois grands
principes vous pourrez simplifier :
·
rejeter les éléments inutiles
;
·
remplacer des éléments par d'autres dont le poids total reste inférieur
;
·
regrouper certains éléments.
mesurer une distance
de complication
Une complication éloigne
un utilisateur de son but. C'est une distance de
complication.
La mesure tient compte
des conséquences de la complication :
taux d'utilisation,
taux d'échec,
taux d'erreur,
temps d'exécution.
Mais toutes les
complications ne se valent pas, certaines sont pénibles et d'autres assez
légères. Le pourcentage de réduction de la distance, permet d'apprécier l'effort
de simplification.
9 règles de
simplification
Pour retenir les règles
de simplification, on utilise le procédé mnémotechnique ABCDEFGHI : A comme Anticipation, B comme
Bas-et-haut., C comme Contrainte,… Voici ces 9 règles et quelques applications
trouvées par les meilleurs auteurs.
Anticipation ou
anticiper l'aléa
Sur le tableau de bord, seuls devraient figurer les critères ayant
dépassés la côte d'alerte.
Dans une activité de pose de tuyaux, il suffit de pratiquer un
sondage sur quelques chantiers pour diagnostiquer la motivation des équipes,
plutôt que d'élaborer des devis détaillés de main-d'œuvre et de le
suivre.
Bas et haut ou
pratiquer la sinusoïde
Le livre "l'heure de vérité" de H. Reeves offre plusieurs niveaux
de difficulté de lecture et les repère par différentes couleurs.
Les objectifs ne sont connus de façon précise que lorsque les
stratégies le sont également.
L'annotation du représentant de farine "c'est la belle-mère du
boulanger qui décide des achats ", ne doit pas se centraliser.
Les règles simples de calcul du poids pour l'obésité sont un peu
fausses, les règles complexes sont difficiles à appliquer.
Dès l'élaboration d'un système, il faut mettre en place ses
contraintes car l'expansion entraîne la complication.
le travail administratif
s'accroît en fonction du temps disponible laissé à son accomplissement /
l'augmentation des dépenses tend mathématiquement à rejoindre
l'augmentation des revenus (2 lois des
improductivités de M. Parkinson)
Relâchez un lien pour
créer une indépendance- même temporaire (exemple
des stocks tampons).
Pour visualiser les créances, en cas de faibles volumes, découpez
le bord supérieur de la facture une fois le règlement arrivé.
On ne répond pas à la complexité par des procédures. On enrichit
les tâches par augmentation de la compétence et de la signification.
La complexité du
contrôle équivaut à la complexité du système contrôlé. Pour simplifier le
contrôle, on admettra l'imperfection ou on simplifiera le système lui-même (Ashby 1956).
Exception ou gérer le
complément et l'exception.
20% des causes expliquent
80% des phénomènes (Pareto).
Le "non" définit les frontières et évite un consensus mou.
On peut définir un
domaine par ses exclusions ; la bonne santé,
c'est l'absence de maladie.
Forme ou créer,
utiliser un modèle
Les coûts standards permettent l'auto organisation et réduisent le
flux d'informations.
Le chèque simplifie le repérage et l'écriture manuelle.
Globalité ou ne pas
additionner les détails.
Ne compter pas les petits pois si vous ne savez pas compter les
boîtes.
Il n'est pas nécessaire
d'être complet pour commencer à communiquer (méthode Sadt).
Les meilleurs résultats sont obtenus par une combinaison de
techniques (exemple de la lutte contre le cancer).
Le feu rouge, à cause de sa fonction d'alerte, doit être plus grand
que le feu vert pour se voir de plus loin.
Dans un système de commande, dissocier les prix (négociés à
l'année) et les quantités.
Une décision dépend de
l'acquisition d'information et souvent de sa forme ; 19h47 est
parfois utile et près de 8 heures moins dix est largement suffisant.
Le cerveau traite et
mémorise efficacement sept informations ou symboles (nombre de Miller).
quelques
recommandations
Conduite de l'action
Ne vous mettez à la place du destinataire de la simplification,
invitez-le.
Réveillez la motivation de l'encadrement.
Répétez-vous que "les utilisateurs ne sont pas stupides !
"
Adoptez le vocabulaire de votre lecteur.
Encadrez conclusion, alertes et actions.
Mettez le résumé au début et séparer la synthèse.
Préférez un titre parlant
("budget dépassé de
10%").
Donner les explications en bas de page.
Indiquez d'abord la solution, puis l'expliquer.
Pour une lecture rapide, mettez dans la marge, l'idée du
paragraphe.
Limitez le nombre de pages.
Ne modifiez pas une procédure au premier
dysfonctionnement.
Consentez à une sécurité
acceptable.
Évitez de tout contrôler
et faîtes plus confiance (la loi ne doit pas tout
prévoir, il suffit que quelqu'un arbitre).
Arrangez les opérations en parallèle plutôt qu'en
séquence.
Éliminez les mots qui peuvent créer embarras
Optez pour mode direct
(je, vous), le présent de l'indicatif et les verbes d'action.
Utilisez le même terme pour la même idée.
Traitez ce qui différent par des moyens différents.
Pratiquez le "qui ne dit mot consent", ramenez les échelons
hiérarchiques à 4 niveaux.
Diminuez les acteurs ou les services et désignez des référents pour
informer les acteurs écartés.
Préférez les forfaits aux pourcentages, élargissez les seuils et
les périodes.
Ne détaillez pas trop.
Simplifiez dès la conception ; débutez la réalisation et
retouchez-la après.
Dans les documents sur la qualité, n'indiquez pas les noms des
personnes mais pointer vers une "liste de diffusion".
Utilisez dessins, logigramme et tableaux pour améliorer le
visuel.
Essayez de ne pas faire ou faîtes avec ce que l'on a
déjà.
Éliminez les anciennes procédures.
Surveillez les réunions
qui en engendrent d'autres.
Décrivez toute situation en 6 points.
Indiquez un objectif prioritaire et servez le seul.
Ajoutez toujours une date de péremption aux notes de
services.
Utilisez une seule police de caractère lisible.
